本日は、みんながつまずく英語での電話対応についてです！
英語での電話のかけ方・取り方・切り方・折り返し方・保留のしかた、取りつぎ方、伝言の残しか方などなど、全てカバーしていきたいと思います。
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この内容の動画バージョンはこちら：
英語で電話をかける
電話をかける時のお決まりフレーズ
鉄板のフレーズなので、これは何も見なくてもスラスラ言えるくらいに練習しておきましょう！
This is 自分の名前 from 会社名. Can I speak to 相手の名前, please？
AK-Media の Akane ですが、ジョンさんはいらっしゃいますか？
例文This is Akane from AK-Media. Can I speak to John, please？
AK-Media の Akane ですが、ジョンさんはいらっしゃいますか？
よくある間違い
電話では「My name is」ではなくて「This is」と名乗るのが一般的です。
❌ Hello, my name is Akane
⭕️ Hello, this is Akane
また間違いではないですが、「Talk」ではなく「Speak」がビジネス電話ではよく使われます。
電話が遠いとき
申し訳ありませんが、よく聞こえませんI’m sorry, I can’t really hear you.
申し訳ありませんが、よく聞こえませんI’m sorry I can’t hear you so well.
すみませんが、電波が悪いようです。I’m sorry, the connection is not very good.
聞き取れない時
相手の言っていることが早すぎて分からない場合や、聞き逃した時に使えるフレーズです。
もう少しゆっくりお話しいただけますか？Could you speak more slowly?
もう一度言っていただけますか？Could you say that again?
※ 聞き取れなかった時に聞き返すフレーズで紹介しているので、もっと詳細に知りたい方は動画を参照してください。
不在時
電話をかけたもの、相手の担当者が不在だった場合のフレーズです。
いつ頃であれば相手の都合がいいのか質問できます。
都合のいい時間はいつですか？When is a good time to call back?
いつ戻られますか？When is she coming back?
いつ会社に戻られますか？When is he coming back to the office?
英語で伝言をお願いする
ちょっとハードル高めになりますが、不在時によくあるのが伝言です。相手から、Do you want me to take a message? （伝言承りましょうか？）と聞かれることもあると思います。
自分から伝言いいですか？という場合のフレーズはこちら。
伝言お願いできますか？Can I leave a message?
伝言お願いできますか？May I leave a message？
伝言お願いできますか？Could you take a message for me?
伝言を言う
上記のように「伝言お願いします。」と言った後に先方よりOKと言ってもらったら、さっそく伝言を伝えましょう。
至急お電話下さるよう伝えていただけますか？Could you ask him to call me as soon as possible?
午後に再度お電話差し上げますとお伝えいただけますか？Could you tell him that I’ll call back later this afternoon?
Akaneより電話があったと伝えていただけますか？Could you tell him that Akane called?
伝言しない場合
伝言はしなくていい、と言う場合のフレーズです。よくDo you want me to take a message? や、Would you like to leave a message? （伝言承りましょうか？）と不在時に対応されることが多いですが、それを断る際のフレーズです。
大丈夫です、後でかけなおします。No, it’s okay. I’ll call back later.
英語で電話を折り返す
先方から着信があったが出れなかった時など、英語で電話を折り返す際のフレーズです。
まずは名乗ります。
AK-Media の Akane です。This is Akane from AK-Media.
次に折り返しの電話であることを伝えます。
今日お電話いただいていたのですが。I had a call from you earlier today.
すみません、電話に出られませんでした。I’m sorry I missed your call.
お電話いただいていたので、折り返しの電話です。I’m returning your previous call.
お電話いただいていたので、折り返しの電話です。I got a phone call from your number and I’m returning the call.
英語で電話を受ける
電話を取る時のお決まりフレーズ
おはようございます、AK-Mediaです。ご用件を承ります。Good morning, AK-Media. How can I help you?
こんにちは、AK-Mediaです。ご用件を承ります。Good afternoon, AK-Media. How can I help you?
時間帯によって「Good morning」「Good afternoon」「Good evening」の部分が変わります。「Hi」や「Hello」はどの時間帯でもOKです。
おはようございます、AK-MediaのAkaneです。ご用件を承ります。Hello, this is Akane from AK-Media, how can I help you?
電話が自分宛だった場合
例えば、「This is John from J-clinic. Can I speak to Akane, please? 」といった感じで電話がかかってきて、自分宛だった場合のフレーズです。
はい、私です。Speaking.
はい、私がAkaneです。This is Akane.
誰からか・どこの会社か確認
あとはたまに「Hi, can I speak to Akane?」みたいな感じで名乗らない人もいるので、その時の対処法です。
すみませんが、どなたですか？I’m sorry, who’s this?
どちら様でしょうか？May I ask who’s calling?
どちらの会社様でしょうか？Which company are you with?
他の担当者に取り次ぐ
受けた電話を他の担当者につなぐ時のフレーズです。
こちらもお決まりで「transfer」「put you through」がよく使われます。
マークにおつなぎいたします。I’ll transfer you to Mark.
営業部におつなぎします。I will transfer you to our sales department.
マーケティング部署におつなぎいたします。I’ll put you through to the Marketing department.
担当がいない場合
電話をうけたものの、担当者がいない時のフレーズ。
すみません。ケイトはいま席を外しています。I’m sorry. Kate is not here at the moment.
彼は会議中です。He is in a meeting right now.
すみません、彼女はただいま外出中です。I’m sorry, she is away now.
彼女はいま他の電話に出ております。She is on another line right now.
退社や外回りなどで、もうその担当者が今日は帰ってこない場合は
彼女は本日退社させていただきました。She has left for the day.
と言うことができます。
その後の対処
担当がいないと伝えた後は、そのままどうしたらいいか聞きましょう。
伝言をおうかがいしましょうか？Would you like to leave a message?
折り返し電話しましょうか？Would you like a call back?
折り返し電話させましょうか？Should I have her call you back?
連絡先を聞く
ではここで折り返しの連絡先を聞きましょう。
電話番号を教えていただけますか？May I have your phone number, please?
お名前と電話番号を教えていただけますか？Can I have your name, and phone number please?
スペルがわからない場合
同じ音でスペル違いの名前や会社名など、スペルが分からない場合や電話番号メモする必要があったりするので、メモを用意して再確認しましょう。
お名前の綴りを教えてください。Can you spell your name please?
綴りを教えていただけますか？Can you spell that for me?
…で合ってますか？So that’s… is that correct?
電話ごしなので、ネイティブ同士であっても聞き間違いもあります。しっかりと確認しましょう。
英語で電話を保留にする
英語での電話を受けると、保留したい時とか少し待ってもらいたいシチュエーションがあります。そんな時に使えるフレーズです。
保留にしてもよろしいでしょうか？May I put you on hold?
少々お待ちください。Just a moment, please.
そのままお待ちくださいHold the line, please.
少々お待ちいただけますか。Can you hold on for a second? Thank you.
英語で電話を切る
英語での電話の切り方では、電話を受けた側とかけた側では少し変わります。
電話うけた側
他にお手伝いできることはございませんか？Is there anything else I can help you with?
お電話ありがとうございました。失礼します。Thank you so much for calling. Goodbye.
お電話ありがとうございました。Thank you for your call, have a nice day.
電話かけた側
それでは、お時間どうもありがとうございましたOkay, thank you for your time.
こんな感じで言うと「切ります！」とはっきり言わなくても「それではこの辺で」という雰囲気になります。
お時間ありがとうございました、では失礼しますWell, thank you for your time. Have a nice day, bye.
どちらでもOKです。
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