【ビジネス英語】電話のかけ方・取り方・切り方・折り返し・取り次ぎ・保留・伝言まで【これだけでOK】

本日は、みんながつまずく英語での電話対応についてです!

英語での電話のかけ方・取り方・切り方・折り返し方・保留のしかた、取りつぎ方、伝言の残しか方などなど、全てカバーしていきたいと思います。

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この内容の動画バージョンはこちら:

【これだけでOK】英語での電話対応を完全攻略【ビジネス英語】

英語で電話をかける

電話をかける時のお決まりフレーズ

鉄板のフレーズなので、これは何も見なくてもスラスラ言えるくらいに練習しておきましょう!

This is 自分の名前 from 会社名. Can I speak to 相手の名前, please?
AK-Media の Akane ですが、ジョンさんはいらっしゃいますか?
例文This is Akane from AK-Media. Can I speak to John, please?
AK-Media の Akane ですが、ジョンさんはいらっしゃいますか?

よくある間違い

電話では「My name is」ではなくて「This is」と名乗るのが一般的です。

❌ Hello, my name is Akane
⭕️ Hello, this is Akane
また間違いではないですが、「Talk」ではなく「Speak」がビジネス電話ではよく使われます。

電話が遠いとき

I’m sorry, I can’t really hear you.
申し訳ありませんが、よく聞こえません
I’m sorry I can’t hear you so well.
申し訳ありませんが、よく聞こえません
I’m sorry, the connection is not very good.
すみませんが、電波が悪いようです。

聞き取れない時

相手の言っていることが早すぎて分からない場合や、聞き逃した時に使えるフレーズです。

Could you speak more slowly?
もう少しゆっくりお話しいただけますか?
Could you say that again?
もう一度言っていただけますか?
聞き取れなかった時に聞き返すフレーズで紹介しているので、もっと詳細に知りたい方は動画を参照してください。

不在時

電話をかけたもの、相手の担当者が不在だった場合のフレーズです。

いつ頃であれば相手の都合がいいのか質問できます。

When is a good time to call back?
都合のいい時間はいつですか?
When is she coming back?
いつ戻られますか?
When is he coming back to the office?
いつ会社に戻られますか?

英語で伝言をお願いする

ちょっとハードル高めになりますが、不在時によくあるのが伝言です。相手から、Do you want me to take a message? (伝言承りましょうか?)と聞かれることもあると思います。

自分から伝言いいですか?という場合のフレーズはこちら。

Can I leave a message?
伝言お願いできますか?
May I leave a message?
伝言お願いできますか?
Could you take a message for me?
伝言お願いできますか?

伝言を言う

上記のように「伝言お願いします。」と言った後に先方よりOKと言ってもらったら、さっそく伝言を伝えましょう。

Could you ask him to call me as soon as possible?
至急お電話下さるよう伝えていただけますか?
Could you tell him that I’ll call back later this afternoon?
午後に再度お電話差し上げますとお伝えいただけますか?
Could you tell him that Akane called?
Akaneより電話があったと伝えていただけますか?

伝言しない場合

伝言はしなくていい、と言う場合のフレーズです。よくDo you want me to take a message? や、Would you like to leave a message? (伝言承りましょうか?)と不在時に対応されることが多いですが、それを断る際のフレーズです。

No, it’s okay. I’ll call back later.
大丈夫です、後でかけなおします。

英語で電話を折り返す

先方から着信があったが出れなかった時など、英語で電話を折り返す際のフレーズです。

まずは名乗ります。

This is Akane from AK-Media.
AK-Media の Akane です。
次に折り返しの電話であることを伝えます。
I had a call from you earlier today.
今日お電話いただいていたのですが。
I’m sorry I missed your call.
すみません、電話に出られませんでした。
I’m returning your previous call.
お電話いただいていたので、折り返しの電話です。
I got a phone call from your number and I’m returning the call.
お電話いただいていたので、折り返しの電話です。

英語で電話を受ける

電話を取る時のお決まりフレーズ

Good morning, AK-Media. How can I help you?
おはようございます、AK-Mediaです。ご用件を承ります。
Good afternoon, AK-Media. How can I help you?
こんにちは、AK-Mediaです。ご用件を承ります。
時間帯によって「Good morning」「Good afternoon」「Good evening」の部分が変わります。「Hi」や「Hello」はどの時間帯でもOKです。
Hello, this is Akane from AK-Media, how can I help you?
おはようございます、AK-MediaのAkaneです。ご用件を承ります。

電話が自分宛だった場合

例えば、「This is John from J-clinic. Can I speak to Akane, please? 」といった感じで電話がかかってきて、自分宛だった場合のフレーズです。

Speaking.
はい、私です。
This is Akane.
はい、私がAkaneです。

誰からか・どこの会社か確認

あとはたまに「Hi, can I speak to Akane?」みたいな感じで名乗らない人もいるので、その時の対処法です。

I’m sorry, who’s this?
すみませんが、どなたですか?
May I ask who’s calling?
どちら様でしょうか?
Which company are you with?
どちらの会社様でしょうか?

他の担当者に取り次ぐ

受けた電話を他の担当者につなぐ時のフレーズです。

こちらもお決まりで「transfer」「put you through」がよく使われます。

I’ll transfer you to Mark.
マークにおつなぎいたします。
I will transfer you to our sales department.
営業部におつなぎします。
I’ll put you through to the Marketing department.
マーケティング部署におつなぎいたします。

担当がいない場合

電話をうけたものの、担当者がいない時のフレーズ。

I’m sorry. Kate not here at the moment.
すみません。ケイトはいま席を外しています。
He is in a meeting right now.
彼は会議中です。
I’m sorry, she is away now.
すみません、彼女はただいま外出中です。
She is on another line right now.
彼女はいま他の電話に出ております。
退社や外回りなどで、もうその担当者が今日は帰ってこない場合は
She has left for the day.
申し訳ございませんが、本日は失礼をさせていただきました

と言うことができます。

その後の対処

担当がいないと伝えた後は、そのままどうしたらいいか聞きましょう。

Would you like to leave a message?
伝言をおうかがいしましょうか?
Would you like a call back?
折り返し電話しましょうか?
Should I have her call you back?
折り返し電話させましょうか?

連絡先を聞く

ではここで折り返しの連絡先を聞きましょう。

May I have your phone number, please?
電話番号を教えていただけますか?
Can I have your name, and phone number please?
お名前と電話番号を教えていただけますか?

スペルがわからない場合

同じ音でスペル違いの名前や会社名など、スペルが分からない場合や電話番号メモする必要があったりするので、メモを用意して再確認しましょう。

Can you spell your name please?
お名前の綴りを教えてください。
Can you spell that for me?
綴りを教えていただけますか?
So that’s… is that correct?
…で合ってますか? 

電話ごしなので、ネイティブ同士であっても聞き間違いもあります。しっかりと確認しましょう。

英語で電話を保留にする

英語での電話を受けると、保留したい時とか少し待ってもらいたいシチュエーションがあります。そんな時に使えるフレーズです。

May I put you on hold?
保留にしてもよろしいでしょうか?
Just a moment, please.
少々お待ちください。
Hold the line, please.
そのままお待ちください
Can you hold on for a second? Thank you.
少々お待ちいただけますか。

英語で電話を切る

英語での電話の切り方では、電話を受けた側とかけた側では少し変わります。

電話うけた側

Is there anything else I can help you with?
他にお手伝いできることはございませんか?
Thank you so much for calling. Goodbye.
お電話ありがとうございました。失礼します。
Thank you for your call, have a nice day.
お電話ありがとうございました。

電話かけた側

Okay, thank you for your time.
それでは、お時間どうもありがとうございました
こんな感じで言うと「切ります!」とはっきり言わなくても「それではこの辺で」という雰囲気になります。
Well, thank you for your time. Have a nice day, bye.
お時間ありがとうございました、では失礼します

どちらでもOKです。

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